第一章 总 则

第一条　为规范档案收集、整理和管理工作，提高我校档案管理水平，有效保护利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《高等学校档案管理办法》（教育部国家档案局第27号令）的规定，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条　本办法所称档案，是指在教学、科研、管理等活动中形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条为确保档案齐全完整、系统安全以及便于开发利用，全校档案工作实行各类档案集中统一管理。

第四条档案工作是学校各项工作的重要组成部分，是提高办学质量的基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校应加强对档案工作的领导，并依法将档案工作纳入全校整体发展规划和年度工作计划，从人力、财力、物力等方面保证档案工作开展的需要。

第二章 档案管理体制和任务

第五条学校档案工作由校长直接领导，一名副校长具体协助校长分管档案工作，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和浙江省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房和发展档案事业所需的经费。

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条成立由校长任主任、分管副校长任副主任、各相关职能部门负责人担任委员的档案工作委员会，协调解决学校档案工作的重大事宜等。

第七条档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，也是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门。其基本任务为：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范；

（二）建立健全本校档案工作的规章制度和业务规范，对各部门、二级学院和直属单位档案工作进行监督、指导和检查；

（三）负责本校档案及有关资料的收集（征集）、整理、鉴定、统计、保管、保护等工作；

（四）编制各类档案的检索工具，积极开展档案编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源；

（五）开展档案利用工作，为校内外人员利用档案提供优质服务；

（六）保守档案秘密，确保档案安全；

（七）组织实施档案信息化建设;

（八）开展档案学理论和档案工作实践研究，积极参加各种档案学术交流活动，不断提高管理水平;

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）围绕学校中心工作，完成学校领导交办的其他任务。

第八条各部门、二级学院和直属单位应配备兼职档案员，具体承办本部门档案材料的收集、整理和向档案馆移交档案等工作，同时必须明确一名负责人分管本部门的档案工作，组织本部门相关人员学习、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，执行学校档案工作规章制度，督促、检查本部门的文件材料归档情况。

第九条档案工作人员必须认真贯彻执行党和国家的方针政策，当爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章 档案收集

第十条各部门、二级学院和直属单位应按照《丽水学院部门归档范围和保管期限表》规定的范围定期向档案馆移交本部门形成的档案。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十一条各部门、二级学院和直属单位归档分工为：全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责归档，其他均根据部门职责，由各职能部门负责相应材料的归档。工作涉及多个部门的，材料由主办部门归档，其他部门协办。

第十二条归档的文件材料应齐全完整，符合国家有关规范和标准的要求，包括纸质文件材料和电子文件材料。档案形成部门应对归档文件进行规范系统的整理。档案馆负责业务指导，并进行质量检查。

第十三条　归档时间和移交手续：

（一）党政类及按自然年度归档的各类档案在次年6月底以前归档；

（二）教学类及按教学年度归档的各类档案在当年寒假前归档；

（三）科研、设备、专题性档案，应在项目完成通过验收后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；重大活动档案应在活动结束后一个月内归档；

（四）会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部门保管一年，期满后归档；

（五）声像档案、实物档案在形成后三个月内归档；

（六）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写“移交清单”，交接双方签字，各执一份。

第四章 档案管理

第十四条 学校档案馆根据《丽水学院档案实体分类方案》对馆藏档案进行科学的分类、编号、排列上架，编制检索工具。

第十五条学校档案馆应建立健全库房管理制度，配置专用库房及设备，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光，采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，确保档案实体的安全。

第十六条学校档案馆应组织做好档案鉴定工作。对于保管期限已满的档案，档案馆会同有关部门进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。凡需销毁的档案，要编制清册，报学校分管领导审批。销毁档案时必须有两人监销。

第十七条学校档案馆应建立档案统计制度，定期对档案接收、整理、保管利用和馆内各种数据进行检查和统计。

第十八条档案信息是学校管理信息的重要组成部分，档案馆要不断推进信息化建设，完善档案信息管理系统，建立档案数据库，推进档案信息资源共享。信息化部门要提供必要的技术支持。

第十九条学校档案馆应加强对涉密档案的管理。认真贯彻执行上级部门关于安全保密工作的法规及学校的有关规定。

第五章 档案的开发与利用

第二十条学校档案馆应根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案查阅利用制度，做好档案的利用效果登记。

第二十一条校内外单位、部门或个人，持有效身份证件或单位介绍信，可查阅利用本馆已开放的档案。外籍人员，持国家有关部门介绍信，经学校分管领导审批后，可查询利用本馆已开放的档案。

第二十二条查阅利用本馆未开放的档案，须经档案形成部门及档案馆负责人审批，查阅利用密级档案须经学校分管领导审批。

第二十三条档案馆应编制配套的档案检索工具，有计划有步骤地建立健全档案信息查询系统，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第二十四条学校档案馆应积极开发档案信息资源，根据学校需要，有计划、有步骤地做好档案的编研工作，为学校教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第六章 奖励与追责

第二十五条学校对在档案工作中作出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十六条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员追责；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附 则

第二十七条档案馆根据本办法，组织实施学校档案工作。

第二十八条本办法自发布之日起实行，原《丽水学院档案管理办法》（丽学院办〔2013〕43号）同时废止。