为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。

一、档案原件在进行数字化加工前，档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查，剔除涉密档案，并对档案实体破损、残缺、与目录不一致的进行记录或标示。

二、档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续，交接清单要注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

三、档案数字化加工不得损毁档案原件，需要拆装档案，扫描完毕后要尽可能地恢复档案原貌，出现档案损毁的，需按有关规定对相关责任人及单位进行追责。

四、档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等,数字化加工过程中档案流程单与档案实体同步流转。

五、正在进行数字化加工的档案每天结束扫描后必须入柜，专人专柜保管，不得在加工工位上留存过夜。数字化加工完毕的档案要及时归还入库。

六、档案数字化外包加工时，档案部门必须与数字化服务机构签订保密协议，明确数字化服务机构的保密义务和责任，对参与项目的人员要进行登记。加工过程中，档案部门要派专人进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除完全隐患。

七、档案数字化加工过程中使用的相关设备及存储介质，档案部门要指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化外包加工时，如使用数字化服务的机构设备或储存介质的，档案部门应当对其逐一进行检查、登记，项目完成后，组织专业人员对数字化机构所用设备进行检查，确保其中没有信息留存。

八、档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。

九、数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能,并定期进行相关检测。

十、档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

十一、数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

十二、数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。