第一章 总 则

第一条 为了适应丽水学院信息化建设需要，规范我校电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实、完整、可用和安全，根据《中华人民共和国档案法》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关法规，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 电子文件归档与电子档案管理应当遵循信息化条件下电子文件形成、保管和利用的规律，坚持下列基本原则：

（一）统一管理。档案馆对归档电子文件实行集中统一管理。

（二）全程监控。档案馆对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程监控，确保归档电子文件符合归档要求。

（三）规范标准。制定统一标准和规范。

（四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对归档电子文件提供分层次、分类别共享应用。

（五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保归档电子文件的信息安全。

第三条 电子文件的形成、处理、收集、整理、归档等工作，由电子文件形成部门负责；学校档案馆是对归档电子文件进行集中统一管理的机构，负责对电子文件的监督、指导、检查、保管和开发利用工作，档案馆应对电子文件的形成、处理、鉴定、归档及保管与利用实行全过程监控与管理；学校信息化部门负责为电子文件归档与管理提供技术支持。

第二章 电子文件的收集、归档

第四条 电子文件的形成部门应按照《丽水学院电子文件归档范围和保管期限表》规定的范围收集、积累在教学、科研、管理以及其他职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件。

第五条 电子文件的元数据应与电子文件一并收集，要求齐全、完整，并与电子文件能一一对应。

第六条 电子文件、电子文件元数据应以通用格式收集，或在收集时转换为通用格式。

1.电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他文本文件、位图文件以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等为通用格式。

2. 在计算机辅助设计与制造过程中形成的电子文件，二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等为通用格式，三维矢量文件需永久保存的应转换为STEP格式，其他可转为二维矢量文件。

3.以数据库文件形成的电子文件应以ET、XLS、DBF、XML等为通用格式，或参照电子表单版面格式转换为版式文件。

4.照片类电子文件以JPG、TIF等为通用格式；音频类电子文件以WAV、MP3等为通用格式；视频类电子文件以MPG、AVI、MP4、FLV等为通用格式。

5.公务电子邮件以EML为通用格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等为通用格式。

6.对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用格式归档，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

7. 电子文件元数据以ET、XLS、DBF、XML等为通用格式。

第七条 电子文件的形成部门应对归档的电子文件进行著录，目录数据应符合国家档案著录规则的要求，可基于业务系统电子文件元数据库建立电子文件目录数据。

第八条 数据库文件每季度末向档案馆移交一次，声像档案在形成后三个月内向档案馆移交，其他电子文件每年六月底前完成上年度电子文件向档案馆的移交工作。移交完毕后，形成部门还应将电子文件保存至少五年。

第九条 电子文件及元数据可以通过档案管理系统或归档接口在线移交归档，也可通过光盘、移动硬盘等离线存储介质离线完成移交归档。第十条 档案馆应对电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等进行清点、核实，并对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100%，发现问题及时退回形成部门重新制作。

第十一条 完成清点、鉴定后，档案馆与电子文件形成部门办理电子文件移交手续，移交清单一式两份，双方签字盖章，各持一份。

第三章 电子档案的整理、存储

第十二条 档案馆将归档电子文件按载体和信息内容进行重新排序，并按照《丽水学院档案实体分类方案》确定档号。制成纸质文件的电子文件，两者要求保持一致且建立相互联系。

第十三条 应为电子档案及其元数据配备与档案管理系统相适应的在线存储设备，在线存储设备应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题及时处置。

第十四条 电子档案备份应制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套备份，其中电子档案离线存储介质至少制作一套，且应对离线介质进行编号。

离线存储介质编号方案：业务类型代码—存储介质类型代码—载体顺序号。

业务类型代码为： G-保管业务，Y-利用业务，B-备份业务，Z-异地备份。

存储介质类型代码为：YP-硬盘，GP-光盘，CD-磁带等。

载体顺序号用 4 位数字来表示，用于标识某种类型介质的顺序号，不足4 位时前面补 0。

第十五条 馆藏电子档案，每四年抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施；电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据格式转换，转换后原电子档案仍需保存四年；离线存储介质所采用的技术即将淘汰时，应立即将其中存储的电子文件及其元数据等转换至新型且性能可靠的离线介质之中，原载体保留时间不少于四年。

第十六条 应采用专门的保护设备和保护技术措施，规范存放电子档案，存储介质应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；光盘保管环境温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在20%—50%，磁性载体保管环境温度控制在15℃—27℃，相对湿度控制在40%—60%。

第十七条 电子档案管理过程中应持续开展电子档案元数据的采集。

第四章 电子档案的利用

第十八条 档案馆应依法依规向利用者提供电子档案的利用服务，为利用者设置相应的电子档案利用权限，利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案及其元数据。

第十九条 电子档案的利用应严格遵守国家相关保密规定，有保密要求的电子档案一般不在网上提供利用。

第二十条 电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案馆的监控范围内。

第二十一条 对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。

第五章 电子档案的统计与鉴定

第二十二条 档案馆应按照统计年报要求及实际工作需要对电子档案数量、利用情况等进行统计。

第二十三条 电子档案的保管期限按照《丽水学院电子文件归档范围和保管期限表》。超过保管期限的电子档案销毁，需由档案馆和有关部门共同审核，编制销毁清册，并经分管校长批准。确认销毁的电子档案要进行逻辑和物理删除，属于保密范围的电子档案，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁。

第六章 附则

第二十四条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件和电子档案的标准和规定执行。

第二十五条 本办法由丽水学院档案馆解释。