为规范档案数据移交与接收工作，确保档案数据的真实性、完整、可用和安全，按照国家有关法律法规和相关规定，特制定本制度。

一、本校档案数据实行集中统一管理。档案数据形成部门应将属于归档范围的各类档案数据及时向学校档案馆移交，移交时间最迟不超过数据形成后的第2年6月。移交后，档案数据形成部门应当将已移交的档案数据保存至少五年。

二、移交的档案数据，应包含档案内容数据与管理数据等，档案数据形成部门应对档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检测，并按相关要求对档案数据进行整理。

三、档案数据移交可以通过档案管理系统或归档接口在线移交归档，也可通过光盘、移动硬盘等离线存储介质离线移交归档。

四、档案馆应对接收的档案数据的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100%，对不符合移交质量的档案数据，退回档案数据形成部门重新整理后再移交。鉴定内容包括：

1.档案数据齐全、完整；

2.格式符合要求，以非通用格式归档的，其专用软件、技术等齐全、完整；

3.档案数据无病毒，离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用；

4.采用技术手段加密的档案数据应当解密后移交；

5.压缩的档案数据应当解压缩后移交；

6.对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如内容信息用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。

六、鉴定合格后，档案馆应与档案数据移交部门办理档案数据交接手续，移交清单一式两份，交接双方签字盖章，各自留存一份。