一、方案制订目的、原则

为适应本校档案工作的需要，实现档案管理的标准化、规范化和数字化，根据《高等学校档案实体分类法》等，结合本校实际情况，制订本方案。

二、类目设置

学校档案分为一级类目和二级类目。一级类目是我校档案实体分类的最高层位，我校档案划分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等十个一级类目。二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质及特点进行设置。

三、档号的编制方法

档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。所有档案均不得重号；标识到文件级，能适应数字化管理的需要，方便排架、检索及扩展；不得随意变动。

档号的结构图：

全宗号—年度号—类目号—盒号—件号
　　   ｜　   ｜　　　｜　　　｜ 　｜
　　   ｜　   ｜　　　｜　　　｜　　 ￣ 1～n
　　   ｜     ｜　　　｜　　　　￣　1～n
　　   ｜     ｜　　　 ￣￣　由一、二级类目标识符组成
　　   ｜      ￣￣ 年度号（四位阿拉伯数字组成）

￣￣3～4位字母

说明：

（一）因我校馆藏有八个全宗，应在年度号前加全宗号，全宗号用各全宗规范化简称汉语拼音首字母表示,详见下表：

（二）年度号由四位阿拉伯数字组成。

党群类和行政类：用“自然年度”；

教学类：用“自然年度”；

科研类：综合类用“自然年度”，其余用“完成年度”；

产品类：综合类用“自然年度”，其余用“投产年度”；

基建类：综合类用“自然年度”，项目用“竣工年度”；

设备类：综合类用“自然年度”，仪器设备用“购置年度”；

出版类：综合类用“自然年度”，出版物用“出版年度”；

外事类：综合类用“自然年度”。

（三）类目号是档号的主体，由一、二级类目标识符组成。

一级类目用该类目名称主词汉语拼音的首字母标识，如党群类标识符号DQ，是“Dang Qun”(党群)的简称，二级类目用阿拉伯数字标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10等带“0“的数字不用。

（四）盒号，用阿拉伯数字标识，按最下位类目号内排列次序流水编制，无空号。

（五）件号为盒内文件的顺序号，用阿拉伯数字标识。　　 

例：丽水学院2010年党群组织类第5盒第6个文件档号为：

LSXY—2010—DQ13—5—6

四、主表

(一)党群DQ

DQ 11 党务综合 （各党总支部、直属党支部综合材料入此）

DQ 12 纪 检

DQ 13 组 织

DQ 14 宣传教育

DQ 15 统 战 （民主党派材料入此）

DQ 16 工 会 （妇女工作材料入此）

DQ 17 团 委 （学生社团、学生政治思想工作等材料入此）

(二)行政XZ

XZ 11 综 合（教职工代表大会，学校评估，校友工作，校史工作，二级学院综合材料入此）

XZ 12 人 事（师资培养材料、人才工作入此）

XZ 13 监察审计

XZ 14 武装保卫（军训材料入此）

XZ 15 总 务（计划生育等材料入此）

XZ 16 档 案、图 书

(三)教学JX

JX11综 合（学生运动会材料、教学评估、教学评奖材料等入此）

JX 12 学科与实验室建设（专业设置材料入此）

JX 13 招 生

JX 14 学籍管理（学生奖惩材料入此）

JX 15 课堂教学与教学实践

JX 16 毕业生（毕业生信息反馈材料入此）

JX 17 教 材

JX 18 学 位

(四)科学研究　KY

KY 11 综 合（科技文件、科研计划等材料入此）

KY 12 项 目

KY 13 专 利

KY 14 奖 励

(五)产品生产与科技开发　CP

CP 11 综 合

CP 12 项 目

(六)基础建设　JJ

JJ 11 综 合

JJ 12 项 目

(七)仪器设备　SB

SB 11 综 合

SB 12 项 目

(八)出版　CB

CB 11 综 合

CB 12 出版物

(九)外事类　WS

WS 11 综 合

WS 12 出 国（境）

WS 13 来 校

WS 14 国际合作与会议

WS 15 留学生

(十)财会　 CK

CK 11 综 合（经费下达，经费管理等材料入此）

CK 12 会计报表

CK 13 会计帐簿

CK 14 会计凭证

CK 15 工资清册 （贷学金、奖学金、助学金名册入此）

五、声像档案、实物档案的分类

由于载体的不同，保管要求不同，为适应数字化管理的需要，对声像档案、实物档案实体的分类作特殊处理。

(一)声像档案　

1.照片档案参照《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》分类、编制档号，一项工作或活动所形成的照片作为一组，档号结构：

全宗号—保管期限—年度—组号—件号

保管期限代码：分别用 “YJ”，“30”，“10”代表永久、 30年、10年。

2.音视频档案参照《录音录像档案管理规范》分类、编制档号，档号结构：

全宗号—年度—文件信息类型—保管期限—件号

文件信息类型代码：音频—YP,视频—SP

保管期限代码：分别用 “1”，“2”，“3”代表永久、 30年、10年。

（二）实物档案

1.印章参照《印章档案整理规则》分类、编制档号，档号结构：

全宗号—YZ—保管期限—件号

保管期限代码：分别用 “1”，“2”，“3”代表永久、 30年、10年。

2.有保存价值的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、重要礼品、题词等实物根据年度、材质、保管期限分类、编制档号，档号结构：

全宗号—年度—材质—保管期限—件号

材质代码：SW 11 纸质类（字画、奖状等）

SW 12 织物类（锦旗、织绵等）

SW 13 物品

保管期限代码：分别用 “1”，“2”，“3”代表永久、 30年、10年。　　　 　

声像档案、实物档案年度划分按档案形成的“自然年度”，形成时间不确定的按档案进馆的“自然年度”。

六、档案实体排架

按年度，再按类目,永久、定期大流水混排。