为规范归档文件的整理方法，遵照国家档案局《归档文件整理规则》原则要求，结合我校档案工作实际，特制订本规则。

一、范围

本规则适用于我校各部门、二级学院和直属单位。

二、定义

1.归档文件

在教学、科研、管理以及其他活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值、应作为档案保存的各种文件材料。

2.整理

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.件——归档文件的整理单位

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件;来文与复文一般独立成件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

三、整理原则

归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，同时要符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理，且纸质文件和电子文件整理协调统一。

四、一般整理方法

1.组件

归档文件一般以每份文件为一件，排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

2.分类

归档文件根据“年度—问题”方法进行分类。

根据《丽水学院档案实体分类方案》的规定，类目有党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等十个一级类目和若干个二级类目，另对声像档案、实物档案的分类作特殊处理。

3.排列

归档文件在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4.装盒

将排列好的归档文件装盒，确定盒号，填写盒脊，不同年度、问题的归档文件不能装入同一个档案盒。电子文件可按“年度-问题”分文件夹存储。

5.编号

根据《丽水学院档案实体分类方案》和排列顺序逐件编制档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。电子文件由系统生成归档章样式在归档文件上进行标识。

6.编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。目录设置如下：

◎档号：根据《丽水学院档案实体分类方案》和排列顺序编制；

◎文号：文件的发文字号；

◎责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

◎题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”；

◎页数：每件归档文件的页面总数；

◎日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909；

◎密级：绝密，机密，秘密，需保密的档案由档案形成部门在归档、移交时负责注明其密级；

◎保管期限：每件归档文件的保管期限，参照《丽水学院部门归档范围和保管期限表》；

◎备注：其他需要说明的情况，例如：某文件经鉴定销毁，则注明“销毁”等。

声像档案、实物档案的著录按照国家相关档案的著录要求进行。

五、纸质归档文件的修整、装订、编页、填写备考表和排架

1.修整

归档文件已破损文件应予以修复；字迹模糊或易退变的文件应予以复制；去除易锈蚀、易氧化的金属；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

2.装订

归档文件一般以件为单位采取线装法装订，页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

3.编页

纸质归档文件一般应以件为单位编制页码，有图文的页面为一页，一般标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

4.填写备考表

备考表置于盒内文件之后。其内容有：内存归档文件数、盒内文件情况说明（例如盒内文件缺损、修改、补充、移出等）、整理人（归档部门整理文件材料的人员姓名）、整理日期、检查人、检查日期。

5.排架

与分类方案一致，按“年度—问题”，每年形成的档案按问题序列依次上架。

六、归档电子文件的整理要求

归档电子文件组件、分类、排列、编号、编目等应符合本《规则》，归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求参照国家其他有关电子文件和电子档案的标准和规定以及《丽水学院电子文件归档与电子档案管理办法》执行。